Питання безпеки компанії може виникнути незалежно від сфери її діяльності та кількості працівників. Заходи для захисту бізнесу вживаються власником фірми чи її керівником, окремо найнятим з цією метою працівником або ж залученою аутсорсинговою компанією.
Безпекою бізнес-процесів часто нехтують до виникнення проблем, які можуть призвести до фінансових втрат, хоча цього можливо уникнути. У цій статті наведені поради для керівників, власників, акціонерів щодо побудови ефективної системи безпеки бізнесу.
- Аудит компанії
Аудит безпеки може бути як комплексним, так і стосуватись окремих питань. Комплексний підхід передбачає уважне вивчення діючих на підприємстві локальних нормативних актів, які регулюють бізнес-процеси. Досліджується їх узгодженість, відповідність діючому законодавству, наявність захисних заходів щодо гарантування безпеки активів компанії, проводиться аналіз питання відповідальності працівників та ін.
Велику вагу має оцінка технічних засобів захисту, оповіщення, забезпечення відеоспостереження. Загалом перевірка фізичної охорони є також важливою для мінімізації ризиків.
Важливим кроком є проведення юридичного та бухгалтерського аудиту. Для виконання цього завдання залучають власних працівників або зовнішніх юристів і бухгалтерів. Мета такого аудиту – виявити потенційні ризики в юридичній та фінансовій документації, а також оцінити безпеку як зовнішніх, так і внутрішніх процесів, які відбуваються у фірмі.
- Впорядкування кадрової політики
За відсутності належним чином розробленої та оформленої кадрової документації притягнення працівника до відповідальності за допущені порушення є вкрай проблематичним. В той же час багато компаній не працюють над формуванням кадрової політики, оскільки це потребує значної кількості часу та ресурсів. Так, типовою помилкою є відсутність детального переліку обов’язків працівників у посадових інструкціях.
Натомість чітко прописані обов’язки працівників забезпечують не лише ефективний нагляд за їхньою роботою, а й дозволяють точно встановлювати межі відповідальності, запобігати недбалому ставленню до роботи. Належне управління персоналом та ведення кадрової документації набуває особливої ваги для виробничих підприємств з численним штатом. Впровадження внутрішніх механізмів контролю та систем професійного розвитку працівників є важливим елементом у забезпеченні безпеки компанії.
- Управління інформаційною безпекою
У сучасному світі кібербезпека стала неодмінним аспектом захисту бізнесу. При цьому дієвий захист має передбачати не лише заходи захисту від зовнішніх загроз, але й впровадження комплексних внутрішніх заходів безпеки.
Серед ключових елементів надійної системи інформаційного захисту слід виокремити:
- зберігання цінної інформації на зовнішніх відокремлених серверах;
- створення різних рівнів доступу працівників до даних компанії;
- залучення професійних фахівців з кібербезпеки для покращення захисту програмного забезпечення, а також сайту фірми.
- Перевірка інформації в державних реєстрах
Слід перевіряти дані щодо нерухомого та рухомого майна компанії, а також корпоративних прав. Своєчасне виявлення непогоджених власником дій щодо майна фірми сприятиме більш ефективному захисту його прав від допущених порушень. Періодичний моніторинг інформації щодо прав на майно у реєстрах може здійснювати власник самостійно або користуючись допомогою юриста.
Окремо слід звертати увагу на дані щодо обтяження майна, які накладаються державними органами, і здатні навіть потягнути за собою зупинення роботи компанії. Вчасно виявлені арешти можуть допомогти запобігти виникненню великих фінансових втрат.
- Моніторинг контрагентів компанії
Перевірка контрагентів підприємства з метою мінімізації ризиків співпраці є невід’ємною частиною ведення бізнесу. Моніторинг потрібний для з’ясування, чи може партнер або ж клієнт виконувати взяті на себе зобов’язання. Найбільш оптимальним рішенням є регулярна перевірка осіб, з якими компанія веде справи. Пильність у перевірці контрагентів має особливе значення у таких випадках:
- ваша організація є суб’єктом первинного фінансового моніторингу;
- планується укладення договору з новим контрагентом;
- виявлення підозрілої інформації про партнера, наприклад, даних про корупційні скандали, негативних відгуків;
- ознаки ризикованості, до яких може належати часта зміна керівництва, нещодавнє створення компанії.
Про ризикованість співпраці свідчитимуть також такі фактори, як: перебування компанії в процедурі банкрутства чи в процесі припинення; значна кількість судових справ, відкритих виконавчих проваджень; наявність податкового боргу, заборгованості по оплаті праці чи за іншими зобов’язаннями; часта зміна реєстраційних даних.
Безпека бізнесу – це комплексне завдання, яке потребує професійного підходу. Досвідчена команда юристів «КОЛТ» допоможе розробити індивідуальну стратегію безпеки, враховуючи специфіку Вашого бізнесу. Захистіть свою справу вже сьогодні – зверніться до професіоналів!
