Державна служба України з питань праці (Держпраці) має законні підстави проводити позапланові перевірки навіть в умовах воєнного стану. Як підготуватися до такої перевірки та уникнути значних штрафів – розбираємося у цій статті.
Коли чекати перевірку в період воєнного стану?
Під час війни планові перевірки заборонені. Проте, наразі органи Держпраці можуть прийти з позаплановою перевіркою за наявності таких підстав:
- заява працівника або профспілки щодо порушення трудових прав (особливо стосовно неоформлених трудових відносин або незаконного звільнення);
- звернення фізичної особи про порушення її прав з документальним підтвердженням;
- доручення Прем’єр-міністра України про перевірку;
- нещасний випадок або професійне захворювання;
- рішення суду;
- звернення обласної чи Київської міської військової адміністрації;
- невиконання роботодавцем приписів Держпраці.
Варто звернути увагу, що Держпраці опубліковано Річний план перевірок на 2025 рік. Проте, навіть якщо Ваше підприємство включене до цього плану, перевірка за ним буде можлива лише після припинення дії воєнного стану.
Які штрафи можуть застосувати?
У разі виявлення порушень трудового законодавства штрафні санкції можуть бути накладені:
- На юридичну особу або ФОП – згідно зі ст. 265 КЗпП (наприклад, штраф за неоформленого працівника може сягати 240 000 грн.);
- На посадових осіб підприємства – згідно зі ст. 41 КУпАП (так, за порушення строків виплати зарплати штраф становитиме від 510 до 1 700 грн.).
Важливо! В умовах воєнного стану діє правило: якщо роботодавець повністю усуне виявлені порушення у встановлений строк відповідно до припису інспектора праці, то штрафи для юридичної особи або ФОП не застосовуються. Однак це не стосується адміністративних штрафів для посадових осіб.
Покроковий план підготовки до перевірки
1. Аудит документації
Розпочніть із внутрішнього аудиту документів:
- перевірте наявність укладених трудових договорів з працівниками;
- звірте правильність ведення та заповнення трудових книжок;
- проаналізуйте накази про прийом на роботу, звільнення, скорочення, відпустки;
- перевірте графіки роботи та табелі обліку робочого часу;
- оцініть правильність оформлення відпусток, лікарняних та інших соціальних гарантій;
- перевірте документацію з охорони праці, зокрема, журнали інструктажів, поінформованість працівників про умови роботи, проведення медоглядів.
Особливу увагу приділіть:
- розрахунку та виплаті заробітної плати (не нижче мінімальної);
- своєчасності виплат та відсутності заборгованості;
- правильності нарахування та виплати компенсацій, надбавок, премій.
2. Перевірка приміщень та обладнання
Інспектори праці перевіряють умови в приміщеннях та технічний стан обладнання, наприклад, документацію на нього, відмітки про проходження технічного огляду, дозвільні документи. Важлива також наявність засобів колективного та індивідуального захисту при роботі зі шкідливими та небезпечними умовами праці.
При підготовці до перевірки варто звернути увагу на наявність знаків безпеки, інформаційних плакатів, табличок, що забороняють певні дії або дають вказівки з метою забезпечення безпеки.
- Підготовка персоналу:
- проведіть інструктаж для працівників щодо їхніх прав та обов’язків під час перевірки, залучивши для цього юристів;
- призначте відповідальних осіб для спілкування з інспекторами.
4. Дії під час перевірки
Перевірте у представників перевіряючого органу службові посвідчення та направлення на перевірку. Фіксуйте дії інспекторів, зокрема, їх прихід в журналі реєстрації заходів Державного нагляду, та надані їм документи. Надавайте лише ту документацію, яка безпосередньо стосуються предмета перевірки. Уважно вивчайте акт перевірки перед підписанням. У разі незгоди з ним, подайте зауваження.
Що робити після перевірки?
Якщо порушення були виявлені:
- Негайно розробіть план усунення недоліків.
- Виконайте припис у встановлений термін.
- Письмово повідомте Держпраці про усунення порушень.
Пам’ятайте, що своєчасне усунення недоліків звільняє від штрафів, передбачених ст. 265 КЗпП, але не від адміністративної відповідальності посадових осіб.
Висновок
Правильна організація трудових відносин та своєчасна підготовка до можливої перевірки – запорука мінімізації ризиків для бізнесу. Важливо реагувати на будь-які потенційні порушення до того, як вони стануть предметом перевірки Держпраці.
Не чекайте, доки перевірка застане вас зненацька! Зверніться до юридичної фірми KOLT для проведення аудиту та розробки індивідуальної стратегії захисту Вашого бізнесу. Наші фахівці допоможуть не лише підготуватися до перевірки, але й мінімізувати ризики виникнення трудових спорів у майбутньому.
