Апостиль – це міжнародно визнана форма легалізації документів, що використовується для підтвердження їхньої справжності в інших країнах. Головна мета апостилю – забезпечити взаємну визнаваність офіційних документів між різними країнами без необхідності подальшої легалізації чи перевірки справжності у кожній окремій країні.
Апостиль зазвичай надається компетентним органом (зазвичай це міністерство закордонних справ чи інший відповідний орган) країни, де був виданий документ. Він ставиться на документ у спеціальній формі та містить інформацію про країну, що видала апостиль, підпис посадової особи, яка його надала, та печатку чи штамп.
Апостиль використовується для різних видів документів, таких як свідоцтва про народження, одруження, смерті, дипломи, документи про право власності, нотаріально завірені документи і багато інших. Завдяки апостилю, ці документи стають легальними і визнаними у багатьох інших країнах, які є сторонами Гаазької конвенції про апостиль.
Важливо відзначити, що апостиль не є універсальною системою легалізації, і вона діє лише між країнами, які приєдналися до Гаазької конвенції про апостиль. Країни, які не є учасниками цієї конвенції, можуть вимагати інші види легалізації документів для їхнього визнання на їхній території.
Де роблять апостиль
Згідно з рішенням Кабінету Міністрів України щодо надання повноважень на оформлення апостилю, передбаченого Конвенцією, яка скасовує необхідність легалізації іноземних офіційних документів, апостиль надається наступними органами:
1. Міністерство освіти і науки виставляє апостиль на офіційні документи, які видані Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, що опікується освітою та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, а також на їхніх територіальних відділах, навчальних закладах, підприємствах, установах і організаціях, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з цією сферою.
До таких документів входять:
- Дипломи про освіту;
- Сертифікати про присвоєння вчених звань;
- Атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани і інші подібні документи.
2. Міністерство юстиції виставляє апостиль на документи, видані органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації, а також на документах, які оформляються нотаріусами України.
Серед цих документів варто відзначити:
- Свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану;
- Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
- Архівні довідки;
- Документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.
3. Міністерство внутрішніх справ виставляє апостиль на документи, які видані Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами і стосуються надання сервісних послуг, за винятком документів, пов’язаних з освітою і наукою.
До цих документів належать:
- Витяги з інформаційно-аналітичної системи “облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості” (довідки про відсутність судимості).
4. Державна міграційна служба виставляє апостиль на документи, які видані Державною міграційною службою, її територіальними органами і підрозділами, що стосуються міграції, включаючи імміграцію та еміграцію, а також боротьбу з нелегальною міграцією, громадянством, біженців та іншими визначеними законодавством категоріями мігрантів.
Серед цих документів можна виділити:
- Довідки та витяги з Єдиного державного демографічного реєстру та інші подібні документи.
5. Державна податкова служба виставляє апостиль на документи, які видані Державною податковою службою і її територіальними органами.
До таких документів відносяться:
- Довідки-підтвердження статусу податкового резидента України;
- Відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків щодо джерел/сум виплачених доходів та утриманих податків та інші подібні документи.
6. Міністерство закордонних справ виставляє апостиль на всі інші види документів.
Навіщо треба робити апостиль
Апостиль необхідний для забезпечення визнання справжності та легальності документів в інших країнах, які є сторонами Гаазької конвенції про апостиль.
Апостиль дозволяє документам, виданим в одній країні, бути визнаними і справжніми в інших країнах. Це особливо важливо для осіб, які мають справи, такі як подорожі, робота, освіта або бізнес в інших країнах.
Апостиль спрощує процес легалізації документів, оскільки не потрібно отримувати додаткову легалізацію в кожній окремій країні. Це заощаджує час і витрати.
Апостиль підтверджує, що документи були видані офіційними або компетентними органами і є законними. Це важливо при подачі документів для різних правових процедур, таких як оформлення візи, одруження за кордоном, імміграція, спадщина, а також для освіти та бізнесу.
Апостиль також використовується для захисту від підробки документів, оскільки він містить інформацію про посадову особу, яка його надала, і дозволяє перевірити справжність документа.
Усі ці фактори роблять апостиль важливою процедурою для тих, хто має справи або стикається з офіційними документами, що мають міжнародне значення.
Апостиль документів онлайн
На жаль, процедура надання апостилю для офіційних документів зазвичай не може бути виконана повністю онлайн. Апостиль – це юридична процедура, яка вимагає фізичної присутності документів та печаток на них в компетентному органі, де був виданий документ. Орган, що видає апостиль, має перевірити справжність документів та ставити на них відповідний апостиль.
Однак в Україні є можливість попередньої онлайн-реєстрації або заповнення необхідних форм через веб-сайт компетентного органу. Після цього ви повинні надати оригінали документів фізично до офісу цього органу або відправити їх поштою для процедури апостилю.
Якщо вам потрібен апостиль для ваших документів, рекомендуємо зв’язатися з відповідним органом або проконсультуватися з юристами, які мають досвід у цій галузі, щоб отримати точну інформацію для вашого конкретного випадку.
